Ismi Azizah
24213557
Manajemen dan Organisasi
1. Manajemen
Ø Pengertian dan Peranan
Manajemen
"Manajemen adalah suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, usaha-usaha para
anggota organisasi dan penggunaan sumber dayasumber daya organisasi lainnya
agar rnencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan".
Peranan Manajemen yang harus diperankan
para Manajer :
1. Peran
Interpersonal
Yaitu
hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;
-
Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.
- Leader
/ Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan
serta mengatasi permasalahan yang muncul.
- Liaison
/ Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.
2. Peran
Informasi
Adalah
peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam
maupun luar organisasi, meliputi ;
- Monitor
/ Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian
atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.
-
Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para
orang-orang dalam organisasi.
-
Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.
3. Peran
Pengambil Keputusan
Adalah
peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang
dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;
-
Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif
untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
-
Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi
terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
-
Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima
sumber daya serta besar sumber dayanya.
-
Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk
kepentingan unit kerja atau perusahaan.
Ø Latar belakang sejarah manajemen
Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah
manajemen. Namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun
yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida diMesir. Piramida
tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza
tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang—tanpa memedulikan apa
sebutan untuk manajer ketika itu—yang merencanakan apa yang harus dilakukan,
mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja,
dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya
dikerjakan sesuai rencana.
Piramida
di Mesir.
Pembangunan piramida ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang
merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol
pembangunannya.
Praktik-praktik
manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, yang
ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan di sana. Penduduk Venesia
mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang
lazim terjadi di organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata
Venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal dan pada tiap-tiap
perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini
mirip dengan model lini perakitan (assembly line) yang dikembangkan
oleh Hanry Ford untuk
merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan tersebut, orang Venesia memiliki
sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya
manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak
pendapatan dan biaya.
Daniel
Wren membagi evolusi pemikiran manajemen dalam empat fase, yaitu pemikiran
awal, era manajemen sains, era manusia sosial, dan era moderen.
Ø Fungsi
Manajemen dan Proses Manajemen
Fungsi Manajemen
Empat
fungsi manajemen sebagai tugas utama yang harus dilaksanakan seorang manajer
dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai
proses manajemen adalah sebagai berikut :
·
Perencanaan (planning).
Proses
untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus diambil
untuk mencapainya, meliputi penetapan sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan
strategi, membuat strategi, dan mengembang-kan subrencana untuk
mengkoordinasikan kegiatan.
·
Pengorganisasian (organizing).
Proses pemberian tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan
kegiatan secara terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk
menerapkan rencana yang telah dibuat., meliputi penetapan dimana keputusan akan
dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan
bekerja untuk siapa.
·
Memimpin (leading)
Proses
menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja dengan baik dan membimbing
mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka mencapai
tujuan, memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras
mencapai sasaran organisasi.
·
Pengendalian (controlling).
Proses
mengukur kinerja, membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana yang
telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi yan diperlukan.
Belakangan ini para manajer mengubah cara mereka
melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Perubahan ini diwujudkan dalam perbedaan
antara manajemen “lama” dan manajemen “baru”. Manajer gaya lama menganggap diri
mereka sebagai boss, sedangkan manajer gaya baru menganggap diri mereka sebagai
sponsor, pemimpin kelompok atau konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya
adalah manajer gaya lama mengambil keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru
mendengarkan masukan dari orang lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya
manajer gaya lama bekerja lebih lama sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih
mengutamakan hasil.
Perubahan-perubahan dalam manajemen tersebut tidak
membuat fungsi manajemen klasik menjadi kuno, sehingga fungsi manajemen
gabungan antara manajemen gaya baru dan gaya lama adalah sebagai berikut:
·
Membuat sesuatu terjadi (making things happen)
·
Menghadapi persaingan (meeting the competition)
·
Mengorganisir orang, proyek, dan proses (organizing people, project, &
process)
·
Memimpin (leading)
Proses manajemen
Proses manajemen adalah
daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang
dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses
pelaksanaan dan proses
pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan
secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari
pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen.
ciri-ciri manajer profesional
Ø ciri-ciri manajemen yang
profesional :
- Mengetahui yang diharapkan darinya
Seorang manajer sumber daya manusia atau
manajer apapun yang merasa dirinya termasuk kategori profesional akan selalu
melakukan hal yang sama sebelum menerima sebuah tawaran posisi. Ini adalah
salah satu ciri khusus yang membedakan seorang manajer profesional dan yang
bukan.
2. Memiliki kemampuan yang "mumpuni"
seorang profesional harus mempunyai kemampuan yang “mumpuni” ada aspek lain
yang tidak kalah pentingnya dengan kemampuan, yaitu sikap mental yang akan
dijelaskan kemudian.
3. Mengetahui
"harga-nya" sendiri
Seorang manajer profesional sadar betul bahwa “ia” pengetahuannya, dan
keahliannya mempunyai “harga” tertentu sesuai dengan harga pasarannya. Seorang
manajer profesional akan mencapai suatu tingkatan dimana ia tidak lagi dalam
posisi melamar pekerjaan tetapi ia yang akan dilamar. Manajer profesional yang
mencapai tingkatan ini akan mengetahui “harga” yang melekat padanya.
Ø Keterampilan manajemen yang dibutuhkan
menurut Robert.L.Kartz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer
membutuhkan minimal 3 (tiga) keterampilan dasar yaitu :
- Keterampilan konseptual (conseptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager)
harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi
kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan
menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu.
Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya
disebut sebagai proses perencanaan atau planning.
Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk
membuat rencana kerja.
2. Keterampilan
berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan
keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain,
yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus
selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan
komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan
merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan.
Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas,
menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan
teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat
yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk
menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer,
memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain dari 3 keterampilan diatas yang
dikemukakan Robert.L.Kartz, Ricky W.
Griffin menambahkan dua keterampilan dasar
yang perlu dimiliki manajer, yaitu:
- Keterampilan manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan. - Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
2.Organisasi
Ø Pengertian Organisasi
Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda.Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Ø Pentingnya Mengenal organisasi
Dalam berorganisasi setiap individu dapat berinteraksi dengan
semua struktur yang terkait baik itu secara
langsung maupun secara tidak langsung kepada organisasi yang mereka pilih..
Agar dapat berinteraksi secara efektif setiap individu bisa berpartisipasi pada
organisasi yang bersangkutan. Dengan berpartisipasi setiap individu dapat
lebih mengetahui hal-hal apa saja yang harus dilakukan.
Pada dasarnya partisipasi didefinisikan sebagai
keterlibatan mental atau pikiran dan emosi atau
perasaan seseorang di dalam situasi kelompok yang mendorongnya untuk memberikan
sumbangan kepada kelompok dalam usaha mencapai tujuan.
Keterlibatan aktif dalam
berpartisipasi, bukan hanya berarti keterlibatan jasmaniah semata.Partisipasi
dapat diartikan sebagai keterlibatan mental, pikiran, dan emosi atau perasaan
seseorang dalam situasi kelompok yang mendorongnya untuk memberikan sumbangan
kepada kelompok dalam usaha mencapai tujuan serta turut bertanggung jawab
terhadap usaha yang bersangkutan.
Ø Bentuk-Bentuk Organisasi
a. Bentuk Organisasi Garis
b. Bentuk Organisasi Fungsional
c. Bentuk Organisasi Garis dan Staf
d. Bentuk Organisasi fungsional dan Staf
Organisasi Garis
Oleh Henry Fayol (Paris)
Bentuk organisasi yang paling sederhana dan paling tua, digunakan di kalangan militer dengan jumlah karyawan yang masih sedikit dan saling kenal, dan spesialisasi kerja yang belum begitu tinggi.
Organisasi Fungsional
Oleh F.W. Taylor.
Pimpinan-pimpinan yang ada tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan mempunyai wewenang memberik komando sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.
Organisasi Garis dan Staf
Oleh Harrington Emerson
Biasanya digunakan oleh organisasi besar dengan daerah kerja yang luas dengan bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Memiliki satu atau lebih tenaga staf tenaga ahli yang memberi saran atau nasihat.
Organisasi Staf dan Fungsional
Merupakan kombinasi organisasi staf dan funsional, memiliki kekurangan dan kelebihan seperti halnya organisasi staf dan fungsional.
Prinsip - prinsip organisasi
Beberapa prinsip - prinsip organisasi diantaranya adalah :
- Perumusan tujuan yang jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik secara fisik maupun non fisik.
- Pembagian fisik. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit organisasi.
- Disiplin. Para pegawai harus mentaati dan menghormati peraturan yang mengatur organisasi. Disiplin yang baik merupakan hasil dari kepemimpinan yang efektif, suatu saling pengertian yang jelas antara manajemen dan para pekerja tentang peraturan organisasi serta penerapan hukuman yang adil bagi yang menyimpang dari peraturan tersebut.
- Kesatuan komando. Setiap pegawai seharusnya menerima perintah hanya dari seorang atasan.
- Kesatuan arah. Setiap kelompok aktivitas organisasi yang mempunyai tujuan sama harus dipimpin oleh seorang manjer dengan menggunakan sebuah rencana.
- Mendahulukan kepentingan umum di atas kepentingan individu.Kepentingan seorang pegawai atau kelompok pegawai tidak boleh mendahulukan kepentingan organisasi secara keseluruhan.
- Remunarasi. Para pekerja harus digaji sesuai dengan jasa yang mereka berikan.
- Sentralisasi. ini merujuk kepada sejauh mana para bawahan terlibat dalam pengambilan keputusan. Apakah pengambilan keputusan itu disentralisasi (pada manajemen) atau disentralisasi (pada para bawahan) adalah proporsi yang tepat. Kuncinya terletak pada bagaimana menemukan tingkat sentralisasi yang optimal untuk setiap situasi.
- Rantai scalar. Garis wewenang dari manajemen puncak sampai ke tingkat yang paling rendah merupakan rantai scalar. Komunikasi harus mengikuti rantai ini. Tetapi, jika dengan mengikuti rantai tersebut malah tercipta kelambatan, komunikasi silang dapat diizinkan jika disetujui oleh semua pihak, sedangkan atasan harus diberitahu.
- Tata tertib. Orang dan bahan harus ditempatkan pada tempat dari waktu yang tepat.
- Keadilan. Para manajer harus selalu baik dan jujur terhadap para bawahan.
- Stabilitas masa kerja para pegawai. Perputaran (turnover) pegawai yang tinggi adalah tidak efisien. Manajemen harus menyediakan perencanaan personalia yang teratur dan memastikan bahwa untuk mengisi kekosongan harus selalu adda pengganti.
- Inisiatif. Para pegawai yang diizinkan menciptakan dan melaksanakan rencana-rencana akan berusaha keras.
- Esprit de corps. Mendorong team spirit akan mmembangun keselarasan dan persatuan di dalam organisasi (dari sebuah sumber buku).
Ø Sebab keberhasilan dan
kegagalan Organisasi
Keberhasilan atau kegagalan organisasi pasti
berhubungan dengan peran para anggotanya. Suatu keberhasilan dapat dicapai bila
ada kerjasama yg baik antar para anggotanya. Sedangkan kegagalan dapat
disebabkan karna adanya faktor internal di pengorganisasian tersebyut yang
bersifat negatif.
Referensi :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar